勤怠入力システムを作成してみた（３）

2018.05.15Office365PowerApps&Flow

Office365（Powerapps & Flow）で勤怠入力システムを作成してみた（３）

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休暇申請を登録した後の承認ワークフローを作成する

休暇申請の承認ワークフローのながれ

休暇申請が登録された後の承認ワークフローの流れ

休暇申請の承認ワークフロー全体

休暇申請が登録された

トリガ　：Sharepointの「項目が作成されたとき」

処理内容：「休暇申請」リストが新たに登録されたときをトリガにフローを開始

項目名	説明
サイトアドレス	「休暇申請」リストを登録したサイトのURLを設定
リスト名	リスト「休暇申請」を設定

承認者情報の取得

アクション：Sharepointの「項目の取得」

処理内容　：休暇申請の入力項目「承認ルート名」より該当する「承認ルート」リストを取得

項目名	説明
サイトアドレス	「承認ルート」リストを登録したサイトのURLを設定
リスト名	リスト「承認ルート」を設定
ID	「休暇申請が登録された」トリガから、「承認ルートid」を設定 ※この指定で、休暇申請入力で指定した承認ルート名と紐づく承認者情報が取得されます

休暇申請の部門長への承認依頼

アクション：Approvalsの「start an approval」

処理内容　：部門長に承認依頼を発行（承認センターへの登録及びメール送信）

項目名	説明
Approval type	「割り当て済リストの任意のユーザー」を設定
タイトル	メールのタイトルを設定。ここでは「休暇申請が登録されました。承認をお願いします。」を設定
担当者	部門長のメールアドレスを設定。「承認者情報の取得」で取得した部門長のEmailアドレスを設定
詳細	メール本文を作成。ここでは、以下の本文を設定「①申請者名」より休暇申請が登録されました ———————————————————— 【申請内容】休暇区分　　：「*②休暇区分」期間（自）　：「③期間（自）」期間（至）　：「④期間（至）」休暇事由　　：「⑤休暇事由*」 ———————————————————— 承認操作をお願いします。文中の項目は「休暇申請が登録された」で取得した「休暇申請」リストの各項目を埋め込む「①申請者」　　登録者の名称（Displayname）「②休暇区分」　休暇区分の名称（Value）「③期間（自）」期間（自）の日付と時分の日本時間（※1）　　　　　　　　addHours(triggerBody()?[‘HOL_StartDate’],9, 　　　　　　　　’yyyy/MM/dd HH:mm’) 「④期間（至）」期間（自）の日付と時分の日本時間　　　　　　　　addHours(triggerBody()?[‘HOL_EndDate’],9, ‘yyyy/MM/dd HH:mm’) 「⑤休暇事由」　休暇事由の入力値（※1）Sharepointの日付・時刻に入力された値をこのアクションで使用する場合、そのまま出力すると標準時間で出力されるため、ローカル時間（日本時間）にするために、９時間加算後、編集出力するように設定
アイテムリンク	登録された、「休暇申請」へのリンクを設定「休暇申請が登録された」の「アイテムへのリンク」を設定
アイテムリンクの説明	メール中に表示される。上記リンクの文言を設定「登録された休暇申請へのリンク」を設定

上記設定での承認依頼メールの例は、以下となります

【課題】承認センターを利用した場合、メールの内容が英語基調になっています、Approvalsの「start an approval」の機能になるため、これを日本語化することはできないようです。日本語化したい場合は、同様な機能を自作するしかないのかどうかは不明です。

条件（承認結果による分岐）

コントロール：条件

処理内容　　：「条件の追加」により、承認結果（承認／却下）の分岐条件を設定

項目名	説明
比較要素	「休暇申請の部門長への承認依頼」の「応答」と比較
比較条件	「次の値に等しい」を指定
比較値	「“Approve”」を指定承認者が承認（Apprpve）を指定した場合、「はい」へ分岐、他を指定した場合、「いいえ」へ分岐

休暇申請に承認結果を更新

アクション：Sharepointの「項目の更新」

処理内容　：承認応答で「承認」が指定された場合、「休暇申請」リストの承認結果を更新

項目名	説明
サイトアドレス	「休暇申請」リストを登録したサイトのURLを設定
リスト名	リスト「休暇申請」を設定
ID	（キー）「休暇申請が登録された」トリガから、「ID」を設定
休暇申請	（キー）文言「休暇申請」を指定　（※1）
期間（自）	（キー）「休暇申請が登録された」トリガから、「期間（自）」を設定（※1）
承認結果	（更新項目）“承認”を設定
承認結果内容	（更新項目）承認操作でのコメント入力値を設定

（※1） Sharepointリストの「項目の更新」アクションの設定で、IDを指定すれば一意となるため、後は更新する項目のみ指定すれば良さそうであるが、Sharepointで必須項目に設定した項目は必ず値を指定しないとエラーになります

休暇申請の承認メール送信

アクション：Outlookの「メールの送信」

処理内容　：承認応答で「承認」が指定された場合、申請者に承認されたことをメール送信

項目名	説明
宛先	登録者のEmailを設定
件名	固定文言「休暇申請が承認されました」を設定
本文	メール本文を作成。ここでは、以下の本文を設定「①申請者名」の休暇申請が承認されました ———————————————————— 【申請内容】休暇区分　　：「*②休暇区分」期間（自）　：「③期間（自）」期間（至）　：「④期間（至）」休暇事由　　：「⑤休暇事由」 ———————————————————— コメント　　：「⑥コメント*」 ———————————————————— 【総務部担当】休暇管理への記帳をお願いします。文中の項目は「休暇申請が登録された」で取得した「休暇申請」リストの各項目を埋め込む「①申請者」　　登録者の名称（Displayname）「②休暇区分」　休暇区分の名称（Value）「③期間（自）」期間（自）の日付と時分の日本時間　　　　　　　　addHours(triggerBody()?[‘HOL_StartDate’],9, 　　　　　　　　’yyyy/MM/dd HH:mm’) 「④期間（至）」期間（自）の日付と時分の日本時間　　　　　　　　addHours(triggerBody()?[‘HOL_EndDate’],9, ‘yyyy/MM/dd HH:mm’) 「⑤休暇事由」　休暇事由の入力値「⑥コメント」　承認操作で承認者が入力したコメント
CC	管理部門のEmail、グループ長のEmailを設定管理部門担当とグループ長にもCCでメールを送信する

投稿メッセージ

アクション：Yammerの「投稿メッセージ」

処理内容　：休暇申請が承認された場合、Yammerに休暇予定として投稿

項目名	説明
グループID	Yammerに投稿するグループを指定（選択）
メッセージテキスト	メ投稿メッセージを作成。ここでは、以下のメッセージを設定 ———————————————————— 「①申請者名」の休暇申請が承認されました ———————————————————— 【申請内容】区分：「*②休暇区分」期間：「③期間（自）」～「④期間（至）*」【総務部担当】休暇管理への記帳をお願いします。 ———————————————————— 以上です。文中の項目は「休暇申請が登録された」で取得した「休暇申請」リストの各項目を埋め込む「①申請者」　　登録者の名称（Displayname）「②区分」　　　休暇区分の名称（Value）「③期間（自）」期間（自）の日付と時分の日本時間　　　　　　　　addHours(triggerBody()?[‘HOL_StartDate’],9, 　　　　　　　　’yyyy/MM/dd HH:mm’) 「④期間（至）」期間（自）の日付と時分の日本時間　　　　　　　　addHours(triggerBody()?[‘HOL_EndDate’],9, ‘yyyy/MM/dd HH:mm’)
ネットワークID	自ネットワークIDを設定

休暇申請に却下結果を更新